I. Técnicas y Metodologías del Benchmarking

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El Benchmarking es un proceso continuo de medir y comparar una organización con las organizaciones líderes, sean estas de la competencia o no indistintamente de su ubicación, a fin de obtener información que les ayude a ejecutar acciones para mejorar su desempeño. A esta práctica también se le conoce como estudios de desempeño comparativo.

II. El proceso de Benchmarking posee ocho pasos, que se pueden aplicar a una organización, siendo estos los que se presentan a continuación:

Ø  Determinar en qué actividades se debe hacer Benchmarking. Establecer qué actividades importantes de la organización son aquellas cuya mejora permitiría al negocio generar más recursos mediante el Benchmarking.

Ø  Determinar los factores claves a medir. Establecer los factores claves o piloto de las actividades más importantes de la organización orientadas al valor.

Ø  Identificar a las compañías con prácticas más avanzadas. Las prácticas avanzadas pueden encontrarse en los competidores o en empresas de sectores distintos que realicen extremadamente bien las actividades de valor. Las empresas con prácticas más avanzadas son las que realizan actividades al costo más bajo o al grado de valor más elevado para los clientes.

Ø  Medir la actuación de las compañías con prácticas más avanzadas. En este punto se deben medir las prácticas más avanzadas de las compañías en términos que permitan, no sólo cuantificar las ventajas sino también comprender por qué y cómo se consiguen tales resultados.

Ø  Medir la propia actuación. Se deben medir las ventajas que se están ofreciendo como compañía y compararlas con las mejores de las empresas que se están estudiando en el Benchmarking. De esta manera, se podrá determinar qué medidas tomar para implementar las mejores prácticas.

Ø  Desarrollar el plan para igualar y superar o mejorar el modelo. Desarrollar un plan que contenga estrategias, tácticas y soluciones para igualar y superar las prácticas más avanzadas que han sido identificadas previamente, así se consolidará el liderazgo.

Ø  Obtener el compromiso por parte de la dirección y los empleados. Para obtener los mejores resultados es de suma importancia que todos los niveles de la organización que están involucrados en el plan de Benchmarking se comprometan seriamente con el mismo.

Ø  Poner en práctica el plan y supervisar resultados. Desarrolle el plan como ha sido estructurado y supervise los resultados.

Hay muchas formas de llevar a cabo la metodología de un Benchmarking, la mayoría de las organizaciones que se han institucionalizado en esta práctica han adaptado los procesos básicos para ajustarse a sus necesidades específicas.

III. Al respecto, se entregas otros elementos a tomar en cuenta, para un Benchmarking más competitivo es la siguiente:

Ø  Definir qué se quiere analizar.

Ø  Determinar qué clientes se utilizarán para la información de Benchmarking.

Ø  Identificar los factores críticos (éxito/fracaso).

Ø  Crear los equipos de trabajo necesarios.

Ø  Determinar funciones tareas y responsabilidades de los equipos de trabajo.

Ø  Programar actividades.

Ø  Elegir las empresas a las que se va a estudiar.

Ø  Determinar qué empresas tienen las mejores prácticas en la industria.

Ø  Formar acuerdos con los socios de Benchmarking.

Ø  Identificar fuentes de información y documentación.

Ø  Recopilar y organizar la información.

Ø  Analizar la información.

Ø  Realizar resumen de datos.

Ø  Establecer diferencias entre ambas organizaciones.

Ø  Identificar todas las áreas de mejora.

Ø  Desarrollar el plan estratégico para igualar y superar al mejor.

Ø  Poner en práctica el plan estratégico y medir resultados.

Uno de los puntos clave de cualquier metodología consiste en la formación de acuerdos con los socios de Benchmarking, esto se refiere a identificar qué persona o personas de la empresa elegida pueden servir para establecer los primeros contactos de colaboración. Por supuesto, el mejor sistema de Benchmarking es el que cuenta con socios o empresas que colaboran en el intercambio de información y datos de forma conjunta y de mutuo acuerdo. Se deben establecer límites en cuanto a qué información se puede o no divulgar.

IV. Para tener éxito en un Benchmarking es necesario tener en cuenta los factores de riesgo, algunos pueden ser:

Ø  No elegir de forma adecuada al mejor competidor.

Ø  Documentación e información excesiva.

Ø  Poco apoyo por parte de la Dirección.

Ø  Entender el Benchmarking como un proceso puntual y no como un proceso sin fin.

Ø  Recursos inadecuados.

Ø  Falta de voluntad o compromiso entre los socios de Benchmarking.

Ø  Objetivos demasiado amplios o mal enfocados.

Ø  Personal inadecuado o poco formado.

Ø  Miedo al cambio o a la innovación.

Ø  Falta de voluntad o compromiso por parte de los socios.

Ø  Calendarios poco efectivos.

Ø  Falta de sistemas de control de Benchmarking.

Ø  Objetivos de Benchmarking demasiado amplios.

En resumen, el Benchmarking es un proceso de mejora continua, relacionado a procesos y prácticas y no sólo a productos, cuyo objetivo es obtener mejoras de desempeño de forma rápida, se realiza entre organizaciones que así lo acuerdan, los socios suelen ser de empresas de sectores diferentes, la meta es llegar a ser el mejor, no simplemente mejorar.

El Benchmarking sirve para impulsar a los directivos a mirar fuera de su organización, a sus competidores o a otras compañías que sean las mejores en su clase para utilizar el saber colectivo de éstas y así fortalecer su propia organización.

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