No Conformidades, una gran oportunidad en los sistemas de gestión.

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NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un Requisito (De la Norma,Las leyes, del cliente,partes interesadas o del propio sistema)

Las No Conformidades, son, en muchos casos, poco valoradas en su capacidad de aportar a la mejora continua de un Sistema de Gestión. Por lo general son percibidas como “una multa” cuando se detecta una desviación y no se tratan de forma tal que el conjunto de No Conformidades, aporten un diagnóstico de las áreas para la mejora que posee una organización. No es poco frecuente ver empresas que no promueven o incluso evitan la detección de No Conformidades entendiéndolas como un mal síntoma y no como un buen diagnóstico.

Las NoConformidades son el mecanismo más fidedigno de identificación y medición respecto de las áreas en que debe mejorar la empresa, ya que no sólo identifican una desviación, también generan un registro valioso del hallazgo, la causa y las acciones que se toman. Este registro permite a la organización, hacer análisis periódicos de los temas más recurrentes en que las No Conformidades son detectadas, pudiendo definir medidas de mayor alcance para solucionar las causas reales de las No Conformidades.

ACCION CORRECTIVA Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad detectada u otra situación indeseable

De igual forma, es frecuente que las acciones correctivas para las no conformidades, se levanten de forma rápida, pero no siempre con un análisis real del problema o causa raíz. Analizar la causa pasa por tener conocimiento cabal del aspecto o elemento donde se genera la No Conformidad, con el fin de evaluar los orígenes reales de ésta. Por ejemplo, si una no conformidad es detectada respecto a que un informe se generó incompleto y se identifica que se produjo porque un dato no se pobló en un sistema, no basta con enviar un memo al responsable para que recuerde que debe ingresar la información, además es necesario evaluar por qué no se ingresó, ver si la información estaba disponible, si la persona tiene las competencias, comprensión o motivación para la tarea, si tiene exceso de trabajo y no lo tiene como una prioridad, o tal vez el sistema tiene problemas en su base de datos y aunque fue ingresado no quedó registrado, lo anterior puede originar acciones que tienen que ver con la capacitación, los recursos, los sistemas, los controles, etc. La idea de fondo es ir más allá de la primera acción de corrección para asegurar que la desviación no vuelva a ocurrir.

Formulando un ejemplo de lo expuesto anteriormente, supongamos una empresa textil que detecta No Conformidad en el tejido de un producto, también errores en las terminaciones, informes con datos erróneos y por otra parte problemas en el aprovisionamiento de la maquinaria, es probable que disponga acciones correctivas respecto a calibración de equipos, mejoramiento de los controles de producto, ajustes de sistemas y medidas logísticas de aprovisionamiento. Sin embargo, al analizar las No Conformidades con una mirada más global, puede reflejar que el proceso en general requiere ser redefinido, tal vez la maquinaria requiere reemplazo parcial o total, o se pueda identificar que disminuyendo algunas etapas del proceso los resultados pueden ser mejores. Lo señalado previamente, es una forma global de abordar las No Conformidades y las acciones correctivas, si además se aplica un nivel mayor de análisis, también el conjunto de No Conformidades puede permitir hacer una evaluación estadística de la evolución de un proceso, por ejemplo evaluando la incidencia o recurrencia con la que No Conformidades han sido detectadas en un periodo mayor, digamos 2 años, puede que detecte una ocurrencia estacional, lo que puede estar relacionado con las vacaciones y reemplazos del personal, con los intercambios de los proveedores de materias primas o incluso con el efecto de la temperatura o clima en las maquinarias participantes en el procesos.

Para lograr lo anterior, es indispensable que al encontrarse frente a una No Conformidad:

·         Sea definida claramente, describiendo que requisito incumple y cuál es la evidencia

·         Se tomen acciones inmediatas de corrección, acordes al impacto y alcance de la No Conformidad

·         Se haga un análisis de la causa, aplicando métodos que permitan identificar la causa raíz y no sólo un síntoma del problema detectado

·         Se defina una Acción Correctiva capaz de eliminar la causa de la No Conformidad.

·         Se implemente la Acción Correctiva acorde a lo planificado.

·         Se haga seguimiento a la eficacia de la Implementación.

·         Se haga análisis de la información en forma periódica y sistemática.

Todas estas etapas del tratamiento de no conformidades deben ser registradas de manera tal, que el registro sea a su vez una fuente de datos e información que permita su análisis en el futuro, desde un punto de vista global y cómo fuente estadística de información.

Las posibilidades que permiten las No Conformidades son amplias, como base de  información de las desviaciones del proceso; para registrar cómo se detectan, dónde, cuándo y cómo se producen las No Conformidades; como mecanismo que refleja causas de desviaciones que podrían de lo contrario pasar inadvertidas; como fuente de un enriquecida biblioteca de soluciones; como instrumento de gestión analizándolas y evaluándolas en forma conjunta. De estas formas se transforman en un verdadero aporte al desempeño de la empresa y el resultado de su negocio, más allá de ser parte de la  medición análisis y mejora de su Sistema de Gestión.

Fuente

Mario Ramíres Mora
Gerente Ingeniería de Gestión
PIDDO